จัดการ Training Record พนักงานด้วย Google Sheets: ติดตามประวัติอบรม ใบรับรอง ชั่วโมงเรียนรู้ฟรี

ทำไม HR ต้องมีระบบติดตาม Training Record?

Training Record ที่ดีช่วย HR ได้หลายอย่าง ทั้งการวางแผนงบฝึกอบรมประจำปี การตรวจสอบใบรับรองที่ใกล้หมดอายุ การรายงานชั่วโมงการเรียนรู้ให้ผู้บริหาร และการระบุพนักงานที่ยังขาด Training ที่จำเป็น ทั้งหมดนี้ทำได้ฟรีด้วย Google Sheets

Columns สำคัญใน Training Record Sheet

• ข้อมูลพนักงาน: รหัสพนักงาน, ชื่อ, แผนก, ตำแหน่ง
• ข้อมูล Training: ชื่อหลักสูตร, ประเภท (Internal/External), วิทยากร/ผู้จัด
• วันที่: วันเริ่มต้น, วันสิ้นสุด, จำนวนชั่วโมง
• ผล: ผ่าน/ไม่ผ่าน, คะแนน, ใบรับรอง (มี/ไม่มี)
• ใบรับรอง: เลขที่ใบรับรอง, วันออก, วันหมดอายุ
• ค่าใช้จ่าย: ค่าลงทะเบียน, ค่าเดินทาง, รวม

สูตรที่ช่วยงาน HR ใน Training Tracker

• นับชั่วโมงรวมต่อคน: =SUMIF(คอลัมน์ชื่อ, ชื่อพนักงาน, คอลัมน์ชั่วโมง)
• แจ้งเตือนใบรับรองหมดอายุ: =IF(วันหมดอายุ-TODAY()<=30,"ใกล้หมดอายุ","")
• สรุปงบ Training แผนก: =SUMIFS(ค่าใช้จ่าย, แผนก, ชื่อแผนก, ปี, ปีที่ต้องการ)

สร้าง Training Dashboard สำหรับผู้บริหาร

สร้าง Sheet สรุปผลที่แสดง: จำนวนชั่วโมงอบรมรวมทั้งบริษัท, งบที่ใช้เทียบกับแผน, แผนกที่มีชั่วโมงอบรมสูงสุด, พนักงานที่ได้รับใบรับรองใหม่ในไตรมาสนี้ และรายชื่อพนักงานที่ยังขาด Mandatory Training ใช้ Chart และ Pivot Table เพื่อให้ผู้บริหารเห็นภาพชัดเจน

เชื่อมกับ Google Forms สำหรับรายงานหลังอบรม

สร้าง Google Form ให้พนักงานรายงานผลหลังเข้าอบรม ทั้งชื่อหลักสูตร วันที่ ความพึงพอใจ และสิ่งที่จะนำไปใช้ ข้อมูลจะถูกบันทึกใน Training Record อัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา HR ได้มากในการอัปเดตข้อมูลด้วยตัวเอง

บทสรุป

ระบบ Training Record ใน Google Sheets ช่วยให้ HR มีข้อมูลที่ครบถ้วนสำหรับการวางแผนพัฒนาบุคลากร และสามารถรายงานผลการลงทุนด้าน Training ให้ผู้บริหารได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุน ทั้งหมดนี้ฟรี 100%